Onbekend maakt onbemind. Zo werkt het ook bij het jaarlijkse onderhoud aan uw brandmeldinstallatie. We komen eens per jaar langs voor een grote onderhoudsbeurt. Maar heeft u ook overlast van het onderhoud? Zo ja, hoe kunt u zich daarop voorbereiden?
In dit blogartikel leggen we uit wat u van ons kunt verwachten. We zullen ingaan op 7 mogelijke ergernissen en zullen stilstaan bij de verwachtingen die wij van u hebben. We hebben dit blogartikel voor u opgedeeld in 5 stappen:
1. Verwachtingen vooraf aan het onderhoud
2. Verwachtingen tijdens het onderhoud
3. Uw rol tijdens het onderhoud
4. Eventuele kosten na het onderhoud
5. Uw rol na het onderhoud
Na het lezen van dit blogartikel weet u wat u te wachten staat bij het jaarlijkse onderhoud aan uw brandmeldinstallatie en bent u tot in de puntjes voorbereid!
1. Verwachtingen vooraf aan het onderhoud
Voorafgaand geven wij u informatie over het onderhoud, met deze informatie kan u zich voorbereiden.
Dit doen wij vooraf
Afhankelijk van de complexiteit van uw pand bellen wij een aantal dagen of weken van tevoren voor een afspraak. Samen bespreken we dan welke dag en welk tijdstip voor u het beste uitkomt. We proberen daarbij rekening te houden met uw collega's en de andere gebruikers van uw pand. Zo proberen we het onderhoud bij scholen altijd in de vakanties te plannen.
Als we de afspraak gemaakt hebben, ontvangt u van ons een bevestigingsmail met daarin een link naar dit blogartikel. Op die manier weet u precies welke werkzaamheden wij doen en op welke manier u dit zult merken.
Mocht u verhindert zijn, dan horen wij dat graag zo spoedig mogelijk (graag twee werkdagen van tevoren). Wij nemen dan weer contact op voor een nieuwe afspraak.
Dit kunt u alvast voorbereiden
Na afloop van het onderhoud ontvangt u een rapport met alle bevindingen en tekortkomingen, een onderhoudsrapport. U kunt de eerste tekortkomingen al voorkomen door ons bezoek voor te bereiden. Als beheerder brandmeld- en ontruimingsinstallatie kunt u de volgende vragen alvast zelf voorbereiden:
1. Is het logboek aanwezig met de volgende facetten?
- Uw algemene gegevens;
- Bedieningsinstructies;
- Registratieschema's van beheerders en deskundigen;
- Installatie attest/rapport van oplevering;
- Laatste onderhoudsrapport en onderhoudscontract;
- Programma van eisen;
- Sturingen en certificaten;
- Installatietekeningen, blokschema`s en functiematrix;
- Optioneel: Algemene gegevens en onderhoudsschema's noodverlichting;
- Optioneel: Algemene gegevens en onderhoudsschema's blusmiddelen.
2. Kunnen de onderhoudsdeskundigen overal naar binnen?
- Is de sleutel aanwezig of is het pand open voor de onderhoudsdeskundige?
- Heeft onze onderhoudsdeskundige toegang tot alle ruimtes in het pand?
- Heeft u doorgegeven aan uw collega`s dat Alfagroup langskomt?
- Weten andere pandgebruikers dat Alfagroup langskomt?
Voor de hotels en zorginstellingen is er vaak meer communicatie nodig voor het uitvoeren van het onderhoud. Bij gesloten afdelingen moet er daarom meer personeel aanwezig zijn ten tijde van het onderhoud.
Let op! Neem vooraf aan het onderhoud contact op met alle pandgebruikers en informeer ze over de werkzaamheden die wij komen uitvoeren voor hun veiligheid.
3. Is het ontruimingsplan aanwezig met de volgende onderdelen?
- Uw algemene gegevens;
- Plattegrond van het pand;
- Procedures bij een brand;
- Instructies bij een ontruiming van het pand;
- Instructies en evaluatie bij een oefening.
Dit zijn de vijf belangrijkste eisen waar een ontruimingsplan aan moet voldoen. Wilt u meer weten over een ontruimingsplan voor uw organisatie? Lees dan verder in dit blog.
4. Is er een tijdschema van de verschillende vergaderingen?
Wij denken graag mee om eventuele overlast zoveel mogelijk te beperken. Daarom ontvangen wij van u graag een overzicht van belangrijke vergaderingen (of in het geval van een school: toetsen). Op die manier voorkomt u dat wij uw collega's storen tijdens een belangrijk overleg.
2. Verwachtingen tijdens het onderhoud
De tijd die wij nodig hebben voor het jaarlijkse onderhoud is compleet afhankelijk van de grootte en complexiteit van uw pand. Hoe groter en complexer het pand, hoe langer wij bezig zijn. Gemiddeld genomen zijn we één of twee dagen bezig om uw hele pand te doorlopen.
Deze 7 gevolgen van het onderhoud gaan niet aan u voorbij
Tijdens het onderhoud moeten verschillende componenten (zoals brandmelders en sirenes) en sturingen (naar brandschermen of liften) getest worden. Er zijn zeven onderdelen die merkbaar zullen zijn tijdens het onderhoud. Hier willen wij u vast op voorbereiden:
- Alle sirenes zullen 1 minuut afgaan in het hele pand;
- De kleefmagneten van deuren zullen het vijf minuten niet doen, waardoor de deuren niet openstaan;
- Nooddeuren daarentegen kunnen juist opengaan, doordat ze van het elektrische slot afgaan;
- Bij brand stuurt de ontruimingsinstallatie de liften en roltrappen aan, deze zullen vijf minuten niet werken;
- Net zoals de liften is luchtbehandeling ook een zogenaamde sturing, deze zal vijf minuten niet werken;
- Eventuele brandschermen gaan naar beneden en brandluiken zullen een paar minuten openstaan;
- Tijdens onze onderhoudswerkzaamheden gaat de zoemer af van de brandmeldinstallatie, die meestal in het portaal hangt.
Uiteraard zullen wij het moment waarop deze zeven punten zicht voordoen vooraf met u overleggen.
Let op! Bij een gesloten afdeling van een zorginstelling gaan de sloten van de deuren af om het vluchten mogelijk te maken. Hierdoor kunnen uw cliënten weglopen. Zorg er daarom voor dat er voldoende personeel aanwezig is om dit te voorkomen.
3. Uw verantwoordelijkheden tijdens het onderhoud
Als gebouwbeheerder hebben we graag dat u bij het begin en einde aanwezig bent. Daarnaast is het handig wanneer u tussendoor beschikbaar bent om te overleggen wanneer wij welke sturingen kunnen testen. Volgens de wet moet de Beheerder Brandmeldinstallaties (voorheen Opgeleid Persoon) altijd aanwezig zijn tijdens het onderhoud. Samen met deze beheerder zullen we het afgelopen jaar evalueren en eventuele wijzigingen bespreken.
Bij het jaarlijkse onderhoud beginnen wij met een gesprek, waarbij de pandbeheerder, beheerder brandmeldinstallatie en de (hoofd-)BHV'er aanwezig moeten zijn. We zullen dan samen het afgelopen jaar doorspreken zodat we gelijk maatregelen kunnen nemen wanneer dit nodig is.
4. Eventuele kosten na het onderhoud
Er zijn verschillende soorten kosten die ontstaan door de metingen die wij doen tijdens het jaarlijkse onderhoud. Voor u is het handig om te weten, zodat u zich hierop kunt voorbereiden bij het maken van de begroting. Er zijn drie eventuele kostenposten:
- De accu`s raken leeg; de accu's moeten elke 4 jaar vervangen worden. Wanneer u last heeft van stroomstoringen kan het zijn dat uw accu al eerder leeg is. Wij zullen hiervoor enkele metingen doen (vaak kunnen we de accu's gelijk vervangen);
- Verbouwingen in het gebouw of wijzigingen in de bestemming (bijvoorbeeld een stuk kantoor dat bij de winkel wordt getrokken) zorgen ervoor dat de brandmeldinstallatie aangepast moet worden;
- Wetswijzigingen zijn ook een belangrijke reden waardoor bepaalde onderdelen vervangen moeten worden. Om een voorbeeld te noemen: sinds 2016 moet tijdens het onderhoud ook de signaalsterkte van sirenes worden gemeten, hierdoor moeten soms ook extra sirenes geplaatst worden.
Als onderhoudsbedrijf zullen wij een offerte maken met de wijzigingen. Vaak zijn de ontstane problemen op verschillende manieren op te lossen. Vandaar dat wij u in de offerte verschillende opties voorleggen. Op basis daarvan kunt u zelf beslissen welke keuze u maakt.
5. Wat verwachten wij van u na het onderhoud
Na het onderhoud wordt er een onderhoudsrapport gemaakt. In dit onderhoudsrapport treft u verschillende metingen en bevindingen. Op basis van dit onderhoudsrapport verklaart het onderhoudsbedrijf dat uw brandmeldinstallatie de brandveiligheid waarborgt die men ervan mag verwachten. Dit onderhoudsrapport wordt door twee onderhoudsdeskundigen nagekeken om onze kwaliteit optimaal te waarborgen.
Dit rapport ontvangt u binnen twee weken via de mail. Hiervoor gebruiken wij hetzelfde mailadres als de bevestigingsmail. Wij verwachten dat u het rapport print en toevoegt aan uw logboek.
Nadat u dit gedaan hebt, is uw beheerder brandmeldinstallatie verantwoordelijk voor de volgende twee taken:
- Uitvoeren van zijn taken als maandelijkse beheerder;
- Doorgeven van wijzigingen aan het onderhoudsbedrijf.
Bent u benieuwd welke werkzaamheden wij uitvoeren? Lees dan verder in dit blog waarin we onze werkwijze tijdens het jaarlijkse onderhoud aan uw brandmeldinstallatie uitleggen.
