Inmiddels zijn er verschillende blogs verschenen over ontruimingsoefeningen. Veiligheid garanderen is gecompliceerd en een ontruimingsplan helpt daarbij. Maatregelen werken immers pas echt goed in onderlinge samenhang. Zo voorkomt u mogelijke schade aan uw klanten of cliënten en aan uw pand.

Voor uw organisatie is het dus belangrijk om een ontruimingsplan op te stellen. Maar wat staat er allemaal in een ontruimingsplan? Om u te helpen bij het opstellen van een ontruimingsplan stel ik 8 vragen. Als u deze vragen beantwoordt, bent u verzekerd van een volledig ontruimingsplan. De vragen zijn onderverdeeld in organisatorische vragen en praktische vragen. 

Vraag 1: Wat is het doel van uw ontruimingsplan?

Wat wilt u met uw ontruimingsplan bereiken? Het is belangrijk eerst te bepalen waarom u iets doet. Vanuit dit doel kunt u uw ontruimingsplan opstellen. Zonder het doel voor ogen biedt het ontruimingsplan voor u geen oplossing. 

Organisatorische vragen

De eerste vragen gaan over het organiseren van een ontruimingsplan.  Onderwerpen die zoal naar voren komen, zijn de wijze van ontruimen, communicatiemiddelen en personeel.

Vraag 2: Heeft u nagedacht over de wijze van ontruimen?

Denk hierbij aan:

• Het maken van afspraken rondom verantwoordelijkheden van BHV-ers
• Het bepalen van de locatie van het coördinatiecentrum
• De fasen van ontruimen doornemen (bijvoorbeeld: welke bouwdelen moeten als eerst worden ontruimd?)
• De locatie van de verzamelplaats bepalen

Als u niet heeft nagedacht over de wijze van ontruimen, is het risico groot dat u niet weet wat u te doen staan wanneer een alarm afgaat. Dit resulteert in chaos, paniek en misschien wel in gewonden of doden. Bij het opstellen van uw ontruimingsplan is het dus belangrijk om hierover na te denken.

Vraag 3: Hoe verdeelt u de verantwoordelijkheden bij het ontruimingsplan?

Zoals ik in vraag 2 al aangaf, is de verdeling van taken en verantwoordelijkheden een belangrijk punt dat moet worden opgenomen in uw ontruimingsplan. Hierdoor weet iedereen namelijk precies wat hem of haar te doen staat.  Denk hierbij aan taken van de locatiemanager tijdens een ontruiming (zoals het voorlichten van de pers) of de taken van de ploegleider (zoals het aansturen van de BHV-ers).

Met behulp van een duidelijke taakverdeling kan het team als een geheel functioneren onder het motto 'één team, één taak'! 

Vraag 4: Hoe houdt u het personeel op de hoogte?

Het personeel dat geen verantwoordelijkheden heeft tijdens een ontruiming moet ook op de hoogte gehouden worden. Als zij niet weten wat hen bij een ontruiming te doen staat, zorgt ook dat voor chaos en paniek.

Om dit te voorkomen is het belangrijk om na te denken over de bewustwording van het personeel. Door ieder jaar meerdere ontruimingsoefeningen te organiseren, proeft het personeel hoe een ontruiming in de praktijk werkt. 

Vraag 5: Hoe regelt u uw communicatiemiddelen?

Ook tijdens een echte ontruiming is het belangrijk dat u uw personeel op de hoogte houdt. Het regelen van communicatiemiddelen is dan ook zeer belangrijk voor u en uw organisatie. Het is goed mogelijk dat uw medewerkers de afspraken en regels vergeten die in het ontruimingsplan vermeld staan. Daarom is het belangrijk om de wijze van communiceren vast te leggen, zodat ook de regels gemakkelijk gecommuniceerd kunnen worden.

Dit kunt u doen via de telefoon, maar u kunt het ontruimingsplan ook op een plek binnen uw bedrijf neerleggen, zodat het personeel weet waar zij moeten zijn voor meer informatie over een ontruiming. 

Praktische vragen

Ook zijn er nog een aantal praktische vragen die belangrijk om te beantwoorden. Ik doel hierbij op vragen over bijvoorbeeld het gebouw, de brandmeldinstallatie en  vluchtroutes. 

Vraag 6: Welke technische voorzieningen gaat u treffen of heeft u getroffen?

De bedrijfshulpverlening is ervoor opgeleid om vroegtijdig te reageren op alle bedreigingen die de dagelijkse gang van zaken verstoren of dreigen te verstoren. Hiervoor is het van belang informatie te hebben over de technische voorzieningen die in uw gebouw aanwezig zijn. Denk hier aan liften, elektrisch bediende deuren en vluchtwegaanduidingen. Zo zijn zij op de hoogte van deze voorzieningen en kunnen zij uw organisatie en personeel voor meer schade behoeden. 

Vraag 7: Welke brandmeld- en alarmeringsvoorzieningen gaat u treffen of heeft u getroffen?

Verder helpen de juiste brandmeld- en alarmeringsvoorzieningen BHV-ers vroegtijdig te reageren op kritieke situaties, zoals brand en rook. Ook deze voorzieningen staan vermeld in uw ontruimingsplan, zodat de BHV-ers en het personeel weten welke technische middelen ze kunnen raadplegen voor noodgevallen en hoe deze afgesloten worden.

Vraag 8: Heeft u nagedacht over de calamiteitenafhandeling?

De laatste vraag heeft betrekking tot de calamiteitenafhandeling. Hieronder vallen de vermeldingen naar de politie, brandweer en ziekenhuis om zo de mogelijke slachtoffers naar het ziekenhuis te sturen en de bevolking te alarmeren van het gevaar dat dreigt.

Als u de bovenstaande vragen heeft behandeld, beschikt u over een volledig ontruimingsplan. Tijdens een ontruiming is het belangrijk om alle onderwerpen goed toe te passen. Wanneer u alle aspecten heeft toegepast, is feedback de laatste stap. Dankzij feedback leert u het ontruimingsplan beter toepassen, zodat er in toekomstige scenario’s beter kan worden omgegaan met calamiteiten. 

Wilt u weten hoeveel een ontruimingsplan kost? Lees dan het blog "Wat kost een volledig ontruimingsplan?".