U kent de uitspraak “goede voorbereiding is het halve werk”, vast wel. In het geval van een inspectiebezoek voor uw brandmeldinstallatie, is het zelfs veel meer dan dat. Een inspecteur komt langs om te controleren of alle onderdelen van uw brandveiligheidssysteem voldoen aan de NEN-normen. U kunt zich goed voorbereiden op deze inspectie. Niet alleen om de inspectie goed te laten verlopen, maar ook om een her-inspectie te voorkomen.
Hoe u zich precies kunt voorbereiden aan het inspectiebezoek? Dit varieert van het versturen van documenten, tot het inspectiebezoek afstemmen met uw collega`s. In dit blog geef ik u handvatten om een inspectiebezoek goed voor te bereiden, en geef ik tips om de hinder zo veel mogelijk te beperken.
Het belang van goede voorbereiding op inspectie
U kunt een inspectiebezoek vergelijken met een praktijkexamen om auto te mogen rijden: het beeld dat de examinator van uw rijgedrag krijgt, is bepalend voor het wel of niet krijgen van uw rijbewijs.
Het beeld dat de inspecteur van uw risico-inventarisatie en aansluitende veiligheidsmaatregelen krijgt, is bepalend voor het wel of niet krijgen van uw inspectiecertificaat.
Natuurlijk baseert de inspecteur alles op de regels, maar zijn gevoel bij uw genomen maatregelen moet ook goed zijn. Daarom is het belangrijk dat u commitment kweekt bij uw inspecteur.
U bent zelf verantwoordelijk voor het eerste onderdeel van het proces. Eén fout bij de voorbereiding kan een negatief oordeel betekenen. U loopt dan de kans om een dure her-inspectie te regelen. Wij, als Alfagroup, bereiden inspecties daarom altijd goed voor, in samenwerking met de klant.
Het inspectiebezoek voorbereiden
Voorafgaand aan het inspectiebezoek moet u een aantal onderdelen goed voorbereiden.
1. Een afspraak inplannen
Voor het inspectiebezoek moet u uiteraard een datum vaststellen. Dit doet u in overleg met uw beveiligingsbedrijf en de inspecteur. Vaak kunt u pas drie maanden na uw verzoek een inspectie inplannen. Eist de brandweer dat de inspectie eerder plaats moet vinden? Dan kunt u soms versneld een inspectie inplannen, op een dag dat een andere inspectie uitvalt.
2. Documenten aanleveren volgens de relevante normen
De inspecteur heeft de volgende documenten nodig om zijn inspectie goed voor te kunnen bereiden:
- Het basisontwerp van beveiligingssysteem (dit zijn alle bouwkundige, installatietechnische en organisatorische maatregelen bij elkaar);
- Het detailontwerp van het brandbeveiligingssysteem;
- De standaard verplichte documenten (die genoemd worden in de norm);
- Een geldig installatiecertificaat, inclusief opleverdocumenten;
- Een geldig onderhoudscertificaat, inclusief beheerdocumenten.
Deze documenten moeten wel compleet zijn aangeleverd volgens de relevante normen. Het installatiecertificaat en onderhoudscertificaat zijn niet verplicht, maar deze certificaten worden wel aanbevolen om de inspectie snel en spoedig te laten verlopen.
3. Voorbereiding op inspectiebezoek op uw locatie
Natuurlijk moet u het inspectiebezoek op uw locatie ook goed voorbereiden. Het gaat niet alleen om het initiële bezoek, maar ook om de bezoeken voor de tusseninspectie, her-inspectie en vervolginspecties.
Om het voor uzelf overzichtelijk te maken, kunt u de volgende takenlijst afvinken:
- Zorg ervoor dat het logboek compleet en up-to-date is;
- Controleer of de opleverrapportage compleet is;
- Plan de afspraak, samen met het beveiligingsbedrijf, in en zorg ervoor dat er een gecertificeerde onderhoudsdeskundige aanwezig is om de inspecteur te begeleiden;
- Geef aan uw collega’s door dat er een inspecteur langskomt die toegang nodig heeft tot alle ruimtes in uw pand. Overleg met de inspecteur en met uw beveiligingsbedrijf, wanneer uw collega’s overlast kunnen ervaren van de inspectie;
- Leg alle certificaten en documenten over bouwkundige scheidingen en doorvoeren klaar, zodat de inspecteur dit snel kan beoordelen;
- Zorg ervoor dat een collega, met een certificaat Beheerder Brandmeldinstallaties, aanwezig is om de centrale(s) te bedienen en stuurfuncties te overbruggen;
- Leg voldoende communicatiemiddelen (portofoons, telefoons) klaar zodat iemand de signaleringen op centrales en panelen kan doorgeven aan de inspecteur;
- Regel goedgekeurd klimmateriaal (zoals een ladder of hoogwerker) wanneer dit nodig is voor uw pand.
Mogelijke overlast tijdens het inspectiebezoek van uw brandmeldinstallatie
Tijdens de inspectie moeten verschillende componenten, zoals brandmelders en sirenes, en sturingen naar brandschermen of liften getest worden. Er zijn zeven testmomenten die merkbaar zullen zijn tijdens de inspectie.
Bereid u voor op het volgende:
- Alle sirenes zullen 1 minuut afgaan in het hele pand;
- De kleefmagneten van deuren zullen het vijf minuten niet doen, waardoor de deuren niet openstaan;
- Nooddeuren daarentegen kunnen juist opengaan, doordat ze van het elektrische slot afgaan;
- Liften en roltrappen zullen vijf minuten niet werken;
- Luchtbehandeling zal vijf minuten niet werken;
- Eventuele brandschermen gaan naar beneden en brandluiken zullen een paar minuten openstaan;
- Tijdens de test van de brandmeldinstallatie gaat de zoemer van de brandmeldinstallatie, die meestal in het portaal hangt, af.
Uiteraard stemmen wij de testmomenten vooraf met u af. Wel is het handig om deze overlast van tevoren te melden bij uw collega's, zodat zij weten wat er gebeurd.
Wilt u weten welke fouten een inspecteur tijdens een inspectieproces het meest tegenkomt? Download GRATIS ons e-book over het certificatieproces van een brandmeldinstallatie!
